Eine Inkassoübergabe lohnt sich, sobald eine Forderung trotz Mahnung unbezahlt bleibt und der Schuldner nicht reagiert. Als Faustregel gilt: Wer nach zwei bis drei Mahnungen keine Zahlung oder ernsthafte Rückmeldung erhalten hat, sollte die Übergabe an ein Inkassounternehmen prüfen. Die folgenden Abschnitte klären die häufigsten Fragen rund um Zahlungsverzug, Forderungsarten und Kosten.
Ab wann lohnt sich die Übergabe an ein Inkassounternehmen?
Die Übergabe an ein Inkassounternehmen lohnt sich, wenn eine Forderung nach mindestens zwei Mahnungen und einer angemessenen Zahlungsfrist offen bleibt. Konkret bedeutet das: Der Schuldner befindet sich im Zahlungsverzug, hat weder gezahlt noch eine nachvollziehbare Erklärung geliefert, und eine weitere Eigenbearbeitung bindet unverhältnismäßig viele Ressourcen.
Viele Unternehmen zögern zu lange, weil sie die Kundenbeziehung nicht gefährden wollen. Dabei steigt das Risiko eines Forderungsausfalls mit jedem weiteren Monat. Je früher eine offene Forderung professionell bearbeitet wird, desto höher ist die Erfolgswahrscheinlichkeit. Besonders bei Beträgen ab einigen hundert Euro oder bei Schuldnern, die regelmäßig zu spät zahlen, ist eine zeitnahe Übergabe wirtschaftlich sinnvoll.
Auch ohne vorherige Mahnung kann eine Übergabe möglich sein, wenn der Schuldner bereits unauffindbar ist oder bekannte Zahlungsschwierigkeiten hat. In solchen Fällen ist schnelles Handeln wichtiger als das Durchlaufen formaler Mahnschritte.
Welche Forderungsarten kann ein Inkassounternehmen einziehen?
Inkassounternehmen können grundsätzlich alle zivilrechtlichen Geldforderungen einziehen, sofern diese fällig, durchsetzbar und nicht verjährt sind. Dazu gehören Rechnungen aus Warenlieferungen, Dienstleistungsverträgen, Mietforderungen, Darlehensforderungen und offene Honorare aus freiberuflicher Tätigkeit.
Typische Forderungsarten im Inkasso umfassen:
- Kaufpreisforderungen aus dem B2B- und B2C-Bereich
- Miet- und Nebenkostenrückstände
- Dienstleistungshonorare, etwa aus Handwerk, Beratung oder IT
- Darlehensforderungen zwischen Unternehmen oder gegenüber Privatpersonen
- Abonnement- und Mitgliedsbeiträge
Nicht einziehbar sind hingegen Forderungen aus strafrechtlich relevanten Sachverhalten, öffentlich-rechtliche Ansprüche (wie Steuerschulden oder Bußgelder) sowie Ansprüche, die bereits rechtskräftig abgewiesen wurden. Auch Forderungen, bei denen der Gläubiger selbst seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt hat, lassen sich in der Regel nicht erfolgreich durchsetzen.
Was passiert, wenn eine Forderung streitig ist?
Bestreitet der Schuldner die Forderung dem Grunde oder der Höhe nach, kann das Inkassounternehmen nicht einfach vollstrecken. In diesem Fall wird die Forderung als streitig eingestuft, und die weitere Durchsetzung erfordert in der Regel ein gerichtliches Verfahren.
Das Inkassounternehmen klärt zunächst, ob der Einwand des Schuldners substanziiert ist oder nur als Verzögerungstaktik vorgebracht wird. Viele scheinbar streitige Forderungen lassen sich durch Belege wie Lieferscheine, Verträge oder E-Mail-Korrespondenz entkräften. Erweist sich der Widerspruch als haltlos, wird der Schuldner entsprechend damit konfrontiert.
Bleibt der Schuldner bei seiner Ablehnung, leitet das Inkassounternehmen in Absprache mit dem Gläubiger den nächsten Schritt ein. Das kann ein gerichtliches Mahnverfahren sein, das zu einem Vollstreckungsbescheid führt, oder eine Klage vor dem zuständigen Gericht. Inkassounternehmen, die wie VYNTO nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG registriert sind, dürfen im Rahmen ihrer Registrierung auch außergerichtliche Rechtsfragen bearbeiten, jedoch keine umfassende anwaltliche Rechtsberatung ersetzen.
Wie alt darf eine Forderung für die Inkassoübergabe sein?
Eine Forderung kann grundsätzlich so lange an ein Inkassounternehmen übergeben werden, wie sie noch nicht verjährt ist. Die reguläre Verjährungsfrist für Geldforderungen beträgt in Deutschland drei Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat.
Das bedeutet: Eine Rechnung aus dem Jahr 2023 verjährt am 31. Dezember 2026, sofern keine verjährungshemmenden Maßnahmen ergriffen wurden. Zu solchen Maßnahmen zählen unter anderem der Zugang einer schriftlichen Mahnung, ein Mahnbescheid oder die Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens. Durch diese Handlungen kann die Verjährung gehemmt werden.
Ältere Forderungen sind grundsätzlich schwieriger einzutreiben, da Nachweise schwerer zu beschaffen sind und Schuldner schwerer zu erreichen sein können. Wer offene Forderungen frühzeitig übergibt, verbessert die Erfolgsaussichten deutlich. Eine Übergabe kurz vor Verjährungseintritt ist zwar noch möglich, aber zeitkritisch.
Wer trägt die Kosten des Inkassoverfahrens?
Die Kosten eines Inkassoverfahrens trägt grundsätzlich der Schuldner, sofern er sich im Verzug befindet. Das ergibt sich aus § 286 BGB: Wer schuldhaft in Zahlungsverzug gerät, muss dem Gläubiger den daraus entstehenden Schaden ersetzen, zu dem auch die Inkassokosten gehören.
Die erstattungsfähigen Inkassogebühren sind gesetzlich geregelt. Das Rechtsdienstleistungsgesetz und das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) begrenzen, welche Gebühren gegenüber Schuldnern geltend gemacht werden dürfen. Bei Verbraucherforderungen gelten zusätzliche Obergrenzen, die sicherstellen sollen, dass die Inkassokosten in einem angemessenen Verhältnis zur Hauptforderung stehen.
Für den Gläubiger selbst entstehen im Erfolgsfall in der Regel keine direkten Kosten, da viele Inkassounternehmen auf Erfolgsbasis arbeiten: Sie erhalten eine Provision aus dem eingetriebenen Betrag. Kommt es zu keiner Zahlung, trägt der Gläubiger je nach Vereinbarung entweder keine oder nur geringe Kosten. Die genaue Kostenstruktur sollte vor der Übergabe vertraglich geregelt sein.
Wie VYNTO bei der Inkassoübergabe unterstützt
VYNTO begleitet Unternehmen vom ersten Zahlungsverzug bis zur vollständigen Forderungsdurchsetzung. Als nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG registrierter Inkassodienstleister und Mitglied im BDIU arbeitet VYNTO nach klar definierten rechtlichen und ethischen Standards.
- Schnelle Prüfung, ob und wie eine Forderung durchsetzbar ist
- Außergerichtliche Bearbeitung mit dem Ziel, Verfahren kurz zu halten
- Einleitung gerichtlicher Schritte, wenn eine Einigung scheitert
- Transparente Kommunikation gegenüber Schuldnern zum Schutz der Kundenbeziehung
- Betreuung nationaler und internationaler Forderungen
Wer offene Forderungen professionell und rechtssicher bearbeiten lassen möchte, kann sich direkt an VYNTO wenden. Alle Inkasso-Leistungen sind auf der Website einsehbar, oder Sie nehmen über das Kontaktformular direkt Verbindung auf.