Wer sollte im Unternehmen für offene Forderungen verantwortlich sein?

Für offene Forderungen sollte eine klar benannte Person oder Abteilung im Unternehmen zuständig sein, die Zuständigkeit hängt jedoch von der Unternehmensgröße und Struktur ab. In kleinen Betrieben übernimmt das häufig die Buchhaltung, in mittleren und größeren Unternehmen empfiehlt sich ein eigenständiges Forderungsmanagement. Die folgenden Abschnitte beleuchten, wie Verantwortlichkeiten sinnvoll verteilt werden und wann externe Unterstützung sinnvoll ist.

Welche Abteilung ist typischerweise für offene Forderungen zuständig?

In den meisten Unternehmen liegt die Zuständigkeit für offene Forderungen bei der Buchhaltung oder dem Rechnungswesen. Diese Abteilung überwacht Zahlungseingänge, versendet Mahnungen und dokumentiert ausstehende Beträge. Sobald ein Unternehmen regelmäßig mit Zahlungsverzögerungen konfrontiert ist, lohnt sich der Aufbau eines eigenständigen Forderungsmanagements.

In der Praxis gibt es drei häufige Modelle: Erstens übernimmt die Buchhaltung alle Aufgaben rund um offene Posten, was bei überschaubarem Volumen gut funktioniert. Zweitens gibt es in größeren Unternehmen ein separates Credit-Management-Team, das sich ausschließlich mit Bonitätsprüfung, Zahlungsüberwachung und Mahnwesen befasst. Drittens werden Teile des Prozesses an externe Dienstleister ausgelagert, etwa das Mahnwesen oder das gerichtliche Inkasso.

Entscheidend ist weniger, welche Abteilung die Aufgabe trägt, als dass die Zuständigkeit eindeutig geregelt ist. Unklare Verantwortlichkeiten führen dazu, dass Mahnungen zu spät versendet werden und Zahlungsfristen unbemerkt verstreichen.

Warum scheitert das Forderungsmanagement ohne klare Verantwortlichkeiten?

Fehlen klare Zuständigkeiten im Forderungsmanagement, entstehen Lücken: Mahnungen werden verzögert verschickt, Eskalationsstufen nicht eingehalten und Fristen übersehen. Das Ergebnis sind länger ausstehende Forderungen, höhere Ausfallrisiken und ein erhöhter Aufwand bei der nachträglichen Klärung.

Ein häufiges Problem ist die sogenannte Zuständigkeitslücke zwischen Vertrieb und Buchhaltung. Der Vertrieb hat die Kundenbeziehung aufgebaut und zögert, Mahnungen anzustoßen. Die Buchhaltung wiederum hat keinen direkten Kundenkontakt und wartet auf die Freigabe durch den Vertrieb. In dieser Grauzone bleibt die Forderung liegen.

Konkret zeigt sich das in der Praxis so: Ohne festgelegte Eskalationsstufen, also wer nach wie vielen Tagen welche Maßnahme ergreift, bleibt das Mahnwesen reaktiv statt proaktiv. Unternehmen, die klare interne Prozesse und Verantwortlichkeiten definieren, erzielen messbar kürzere Zahlungsfristen und geringere Forderungsausfälle.

Wann lohnt es sich, einen externen Inkassodienstleister einzuschalten?

Ein externer Inkassodienstleister lohnt sich, wenn interne Mahnmaßnahmen ohne Ergebnis geblieben sind, die Forderung eine bestimmte Altersschwelle überschritten hat oder das interne Team nicht die Kapazitäten hat, säumige Schuldner konsequent zu verfolgen. Als Faustregel gilt: Bleibt eine Forderung nach zwei bis drei Mahnungen unbezahlt, ist professionelle externe Unterstützung sinnvoll.

Weitere Situationen, in denen externe Unterstützung konkret hilft:

Der Schuldner reagiert auf interne Kommunikation nicht mehr.
Es handelt sich um internationale Forderungen, bei denen lokale Rechtskenntnisse fehlen.
Das interne Mahnwesen bindet zu viele Ressourcen im Verhältnis zum Forderungsvolumen.
Die Kundenbeziehung soll so weit wie möglich geschont werden, was ein professionell agierender Dienstleister besser steuern kann.

Wichtig ist die Wahl eines seriösen Anbieters. Registrierte Inkassodienstleister nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG und Mitglieder des BDIU (Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.) unterliegen klaren Qualitätsstandards und handeln rechtssicher. Mehr zu den Leistungen im Forderungsmanagement gibt es auf der VYNTO-Website.

Was sind die Aufgaben eines dedizierten Forderungsmanagers?

Ein dedizierter Forderungsmanager überwacht alle offenen Posten, koordiniert das Mahnwesen und entscheidet über Eskalationsschritte bis hin zur Übergabe an ein Inkassounternehmen. Die Rolle verbindet kaufmännisches Know-how mit rechtlichem Grundverständnis und Kommunikationsgeschick.

Zu den konkreten Aufgaben gehören:

Laufende Überwachung der Debitorenkonten und Zahlungsfristen
Versand und Nachverfolgung von Mahnungen nach festgelegtem Eskalationsplan
Bonitätsprüfung neuer und bestehender Kunden
Verhandlung von Ratenzahlungsvereinbarungen bei Zahlungsschwierigkeiten
Koordination mit der Rechtsabteilung oder externen Inkassodienstleistern bei hartnäckigen Fällen
Reporting an die Geschäftsführung über Forderungsvolumen und Ausfallquoten

In kleineren Unternehmen kann diese Rolle als Teilaufgabe innerhalb der Buchhaltung abgebildet werden. Ab einem gewissen Forderungsvolumen rechnet sich jedoch eine Vollzeitstelle, weil konsequentes Forderungsmanagement die Liquidität direkt beeinflusst.

Wie sollte die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Forderungsmanagement aussehen?

Vertrieb und Forderungsmanagement müssen gemeinsame Prozesse und klare Übergabepunkte definieren. Der Vertrieb kennt den Kunden, das Forderungsmanagement kennt den Zahlungsstand. Ohne regelmäßigen Austausch entstehen Reibungsverluste, die auf Kosten der Liquidität gehen.

Praktisch bedeutet das: Der Vertrieb sollte beim Abschluss neuer Verträge Zahlungsziele nicht ohne Rücksprache mit dem Forderungsmanagement festlegen. Umgekehrt sollte das Forderungsmanagement den Vertrieb informieren, bevor ein Kunde eine Mahnung erhält, damit keine Eskalation an der Kundenbeziehung vorbeiläuft.

Bewährt hat sich ein regelmäßiger Austausch, zum Beispiel in Form eines wöchentlichen Kurzreportings über Kunden mit überfälligen Zahlungen. So kann der Vertrieb einschätzen, ob es sich um ein vorübergehendes Problem handelt oder ob die Forderung konsequent weiterverfolgt werden muss. Klare Eskalationsregeln, also ab wann der Vertrieb nicht mehr einbezogen wird und das Forderungsmanagement eigenständig handelt, verhindern, dass Kulanz auf Kosten der Zahlungsmoral geht.

Wer häufige Fragen zum Forderungsmanagement klären möchte, findet dort eine strukturierte Übersicht zu typischen Praxissituationen.

Wie VYNTO bei offenen Forderungen unterstützt

VYNTO GmbH & Co. KG begleitet Unternehmen dabei, offene Forderungen strukturiert und rechtssicher einzutreiben, ohne die Kundenbeziehung unnötig zu belasten. Als nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG registrierter Inkassodienstleister und Mitglied im BDIU handelt VYNTO nach klaren Qualitätsstandards.

Professionelles Mahnwesen mit definierten Eskalationsstufen
Nationales und internationales Forderungsmanagement aus einer Hand
Bonitätsauskünfte zur Risikoeinschätzung vor und während der Geschäftsbeziehung
Betreuung der Kundenbeziehung während des Inkassoprozesses, um das Markenimage zu schützen
Transparente Kommunikation über den Status jeder Forderung

Unternehmen, die ihre Zuständigkeiten im Forderungsmanagement klären oder externe Unterstützung in Anspruch nehmen möchten, können direkt Kontakt mit VYNTO aufnehmen und eine individuelle Beratung anfragen.